Ytterbom El, Bygg och Måleri i Gävle

Den 25 maj 2018 infördes den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i hela EU.
De nya bestämmelserna ersätter personuppgiftslagen (PUL) och skärper kraven på hur företag får behandla dina/Era person/företagsuppgifter.

Ni kan läsa mer gällande GDPR på datainspektionens hemsida:
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/

Era uppgifter och användande hos oss.

Att du/ni ska känna Er trygga när ni lämnar Era uppgifter till oss är något Ytterbom El, Bygg o Måleri AB värdesätter högt.

De nya bestämmelserna ersätter PUL (personuppgiftslagen) och ökar Era möjligheter att bestämma över hur företag och organisationer hanterar uppgifter om Ert företag och/eller den personliga data som skapas när du/ni använder dess tjänster eller produkter.

Era uppgifter är den data vi samlar in och sparar om Ert företag och hur du/ni använder våra tjänster.
Dessa uppgifter använder vi för att tillhandahålla tjänster, ge dig/Er en bättre upplevelse, förbättra tjänsterna och ge erbjudanden som passar just Era behov.

Typer av uppgifter vi samlar in när du/ni blir/är kund hos oss är:

· Namn / Företagsnamn

· Personnr/ Org.nr

· Postadress

· Fastighetsbeteckning i relevanta fall (ROT)

· Telefonnummer

· E-post adress

· Vad ni beställt och när arbetet skall vara utfört

· Dag, månad och år när ni beställt

· Era eventuella noteringar om Er beställning (exempelvis märkning på faktura, specifika önskemål, notiser om vad vi pratat om)

Uppgifterna sparas i vårat fakturasystem (Visma, för fakturering och där orderbekräftelser genereras) som är lösenordsskyddat, samt i fysiska pärmar där vi samlar dokumentation kring projektet om det är större byggnationer. Vi lämnar inte ut information till materialleverantörer utan vi skapar ett projektnummer som är kopplade till Era uppgifter i vårt system som endast berörd intern personal har tillgång till.

Nycklar märks endast med projekt- eller objekt nummer och endast utförande hantverkare och arbetsledare får ta del av bakomliggande personuppgifterna.

Information, bygghandlingar, ritningar och allmän information kring kalkyluppdrag:
För att vi ska kunna utföra beställda uppdrag måste vi spara den/dom filer som avser projekten vi ska räkna på åt Er samt all övrig information gällande projekten så kalkylerna vi utför åt Er blir så korrekta som möjligt.
Alla byggdokument och e-post-skrivelser gällande varje enskilt projekt sparas (e-post sparas i en mappstruktur i Ert namn/företagsnamn på vårat e-postkonto), nätverket är skyddat av brandvägg.
Alla byggdokument gällande varje enskilt projekt sparas i en mappstruktur på vår nätverkshårddisk med projektnummer, projektnamn, Ert företagsnamn samt adressuppgifter.
Dom dokument som skrivs ut (”individuellt” för varje projekt) och dessa handlingar sparas och förvaras i pärmar och arkiveras i arkivskåp med begränsad tillgång och märks med projektnummer.


Marknadsföring:

Vi använder ej kunduppgifter till marknadsföring.

Så här länge sparar vi person/företagsuppgifter:

Vi använder dina/Era kontaktuppgifter och information om vilka tjänster du/ni använder som grund för offerter, ordererkännande, arbetsordrar och fakturor.
Vi sparar person/företagsuppgifter så länge det finns ett dokumenterat syfte för behandlingen.

  • Offert förfrågningar – 30 dagar sedan raderas uppgifterna och dokument strimlas i dokumentförstörare.
  • Offerter – fysiska dokument sparas under offertens giltighetstid sedan raderas uppgifterna och dokument strimlas i dokumentförstörare. Digitala dokument sparas ett år.
  • Ordererkännande – fysiska ordererkännanden inklusive underlag sparas tills arbetet är slutfört och är fakturerat. Digitala dokument är lagrade i ekonomisystem då de är kopplade underlag till fakturor.
  • Fakturor – Fysiska fakturor med underlag som ordererkännande och anteckningar sparas enligt lag i 7 år, under tiden arkiveras de i skyddad och brandklassad förvaring genom arkiveringstjänst. Fakturor inom ramen för bokföringsår förvaras i låst arkiv. Digitala fakturor lagras i vårt ekonomisystem.

Till vem/vilka lämnar vi ut person/företagsuppgifter:
I första hand lagrar vi Era uppgifter internt.
Vi eftersträvar att aldrig dela mer personuppgifter än absolut nödvändigt med respektive partner/underleverantör.

Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina/Era person/företagsuppgifter hanteras i enlighet med gällande lag rörande säkerhet och personlig integritet. Samma krav ställer vi på våra underleverantörer, vilket regleras i personuppgiftsbiträdesavtal.

Era person/företagsuppgifter:
Du/ni bestämmer över dina/Era egna person/företagsuppgifter. Det vill säga att du/ni avgör vilka uppgifter du/ni vill lämna samt vilken behandling av dina/Era person/företagsuppgifter du/ni godkänner, och du/ni kan återkalla ditt/Ert samtycke när du/ni önskar.

Så här behandlar vi dina/Era person/företagsuppgifter när du/ni inte längre är kund hos oss:
När uppdraget är utfört tar vi bort alla dina/Era person/företagsuppgifter där det inte längre finns syfte för fortsatt behandling. Vi meddelar även de eventuella partners och underleverantörer som behandlat din/Er data att den ska raderas hos dom.

Det som bland annat tas bort är ditt/Ert:

  • e-post historik och dokumentation som ej är lagreglerad arkivering.
  • Alla dina/Era företagsuppgifter och lämnade meddelanden.

Bland det som inte tas bort är:

  • Data som krävs enligt bokföringslagen (exempelvis Era uppgifter på fakturor och orderbekräftelser som hör ihop med fakturorna).